Tijdregistratie-apps vergelijken: prijzen, functies en de kantjes eraf

Tijdregistratie lijkt simpel. Je klikt aan, je klikt uit. Toch kan het verschil tussen een goede en een slechte app je maandelijks uren schelen, of juist geld kosten dat je niet verwachtte. Nederlandse ZZP'ers en MKB-bedrijven hebben inmiddels tientallen opties, van gratis tot €20 per gebruiker per maand. Deze gids vergelijkt de belangrijkste spelers op prijs, functionaliteit en Nederlandse klantenservice.

Waarom tijdregistratie verplicht kan zijn (en wanneer niet)

Sinds 2020 geldt de Wet Arbeidsregeling: werkgevers moeten gewerkte uren bijhouden voor werknemers die geen cao hebben. Voor ZZP'ers bestaat deze verplichting niet, maar de Belastingdienst vraagt wel om een duidelijke administratie van declarabele uren. Dat geldt vooral bij schijnselfstandigheid-controles of als je uren doorbelast aan opdrachtgevers.

Wie wél verplicht moet registreren: oproepkrachten, flexwerkers en werknemers zonder vaste contracturen. De werkgever moet deze registratie minimaal twee jaar bewaren. Boetes bij ontbreken? Tot €1.500 per overtreding volgens de Inspectie SZW.

Voor ZZP'ers is tijdregistratie vooral praktisch. Je ziet waar je tijd naartoe gaat, kunt declaraties onderbouwen en voorkomt onderbetaling. Veel opdrachtgevers verwachten urenverantwoordingen, vooral bij langlopende opdrachten.

Gratis versus betaald: waar zit het prijsverschil?

Gratis opties:

• Clockify: onbeperkt aantal gebruikers, onbeperkt projecten. Export naar Excel en PDF. Advertenties zie je niet, maar functionaliteit is beperkt. Geen Nederlandse support. €0.
• Toggl Track: gratis versie voor maximaal 5 gebruikers. Basis rapportages en tijdlijn. Nederlandse interface ontbreekt. €0 tot 5 gebruikers.
• Timeular: gratis voor één gebruiker met handmatige invoer. Fysieke kubusoptie kost €59 extra (eenmalig). Geen automatische synchronisatie met facturatie. €0 voor 1 gebruiker.

Nederlandse betaalde alternatieven:

• Moneybird Tijdregistratie: vanaf €9 per maand inclusief facturatie. Koppeling met Nederlandse banken via iDEAL en automatische BTW-berekening (21% of 9%). Nederlandse klantenservice per mail en telefoon binnen kantooruren. €9-€19/maand afhankelijk van aantal facturen.
• Simplicate: vanaf €20 per gebruiker per maand. Volledige projectadministratie, CRM en urenbewaking. Vooral geschikt vanaf 5 medewerkers. Nederlandse server, AVG-compliant. €20-€35/gebruiker/maand.
• Teamleader Focus: €50 per maand voor 2 gebruikers, daarna €25 per extra gebruiker. CRM, offertes, facturatie en tijdregistratie in één platform. Belgisch bedrijf, wel Nederlandse interface en support. €50-€150/maand typisch voor MKB.

Het prijsverschil zit vooral in automatisering. Gratis tools vereisen handmatige export en koppeling met boekhoudpakketten. Betaalde Nederlandse tools sturen uren direct door naar facturen, berekenen BTW automatisch en synchroniseren met Exact Online of je bank.

Moneybird: tijdregistratie voor ZZP'ers die snel willen factureren

Moneybird richt zich op eenmanszaken en kleine teams tot 10 personen. Je registreert uren per project, zet ze direct om in factuurregels en verstuurt de factuur via de software. De app bestaat sinds 2011 en heeft circa 80.000 Nederlandse gebruikers.

Werkwijze: Je start een timer vanuit de webapp, desktop-app of mobiele app. Na afsluiten koppel je het tijdsblok aan een klant en tarief (bijvoorbeeld €75/uur). De uren verschijnen automatisch op je conceptfactuur. BTW wordt berekend op basis van je instellingen (21% voor diensten, 0% bij intracommunautaire levering). Je verstuurt de factuur direct per mail of download een PDF.

Tarieven en functies:

• Starter: €9/maand, 10 facturen per maand, tijdregistratie voor 1 gebruiker, Nederlandse IBAN-automatisering.
• Medium: €15/maand, 50 facturen per maand, onbeperkt tijdregistratie, herinneringen voor openstaande facturen.
• Large: €19/maand, onbeperkt facturen, meertalige facturen (Engels, Duits), automatische bankimport.

Voordelen:

• Directe koppeling van uren naar factuurregels zonder handmatige invoer.
• Nederlandse interface en BTW-instellingen out-of-the-box correct.
• Snelle implementatie: binnen 30 minuten operationeel voor de gemiddelde ZZP'er.
• Mobiele app werkt offline, synchroniseert bij internetverbinding.

Nadelen:

• Geen geavanceerde projectrapportages: je ziet totale uren per klant, maar geen uitsplitsing naar deeltaken.
• Geen budgetbewaking: je krijgt geen melding als je het verwachte urenbudget overschrijdt.
• Support alleen per mail, geen telefonische helpdesk (antwoord meestal binnen 4 uur op werkdagen).
• Collaboratie beperkt: meerdere gebruikers kunnen uren registreren, maar er is geen goedkeuringsworkflow voor managers.

Voor wie geschikt: ZZP'ers met 5-50 facturen per maand en simpele projecten. Denk aan freelance developers, tekstschrijvers, fotografen die per uur declareren. Niet ideaal voor bouwbedrijven of consultancy-teams die uren moeten toewijzen aan budgetposten of projectfases moeten bewaken.

Simplicate: projectmanagement met urenbewaking voor teams

Simplicate begon als urenregistratietool voor creatieve bureaus en IT-bedrijven. Nu is het een all-in-one platform voor projectbeheer, CRM en financiën. Circa 6.000 Nederlandse bedrijven gebruiken het, vooral met 5-50 medewerkers.

Werkwijze: Je maakt een project aan met geschatte uren en budget. Medewerkers registreren uren per taak binnen dat project. Het systeem toont real-time of je binnen budget blijft. Managers zien wie aan welk project werkt en kunnen uren goedkeuren voordat ze worden gefactureerd. Integratie met Exact Online, AFAS en Twinfield voor automatische boekhouding.

Tarieven:

• Starter: €20/gebruiker/maand. Tijdregistratie, basisfacturatie, projectoverzicht. Minimum 3 gebruikers (dus €60/maand minimaal).
• Professional: €30/gebruiker/maand. CRM, offertes, resource planning, budgetbewaking.
• Enterprise: €35/gebruiker/maand. Aangepaste workflows, API-toegang, priority support.

Voordelen:

• Real-time budgetbewaking voorkomt overschrijdingen. Je ziet direct als een project 80% van het budget bereikt.
• Resource planning: zie welke medewerkers beschikbaar zijn en waar bottlenecks zitten.
• Uitgebreide rapportages: winstgevendheid per project, productiviteit per persoon, facturatiedoelen versus realiteit.
• Nederlandse server in Amsterdam, AVG-compliant met verwerkersovereenkomst standaard beschikbaar.
• Telefonische support binnen kantoortijden en online kennisbank met 300+ artikelen.

Nadelen:

• Steile leercurve: nieuwe gebruikers hebben gemiddeld 2-4 weken nodig om alle functies te snappen.
• Hoge minimale kosten: €60/maand voor 3 gebruikers is veel voor een klein team dat soms maar 1-2 personen heeft die uren registreren.
• Mobiele app minder intuïtief dan desktop: timer starten gaat traag, projectselectie vereist scrollen door lange lijsten.
• Geen gratis proefperiode zonder creditcard (wel 14 dagen trial).

Voor wie geschikt: Adviesbureaus, marketingbureaus, webdevelopment teams vanaf 5 personen. Vooral nuttig als je projecten met vaste budgetten uitvoert en wilt voorkomen dat je verlieslatend werkt. Te veel functionaliteit voor een ZZP'er die alleen maar uren naar facturen wil omzetten.

Teamleader Focus: CRM met tijdregistratie voor commerciële teams

Teamleader is een Belgisch bedrijf met sterke positie in Nederland. De software combineert klantenbeheer, offertes, projecten en tijdregistratie. Focus ligt op commerciële teams die deals moeten volgen én uren moeten declareren.

Werkwijze: Je start met een lead in het CRM. Bij won deal maak je een project aan met uren en mijlpalen. Medewerkers registreren uren, managers accorderen en het systeem genereert facturen op basis van afgesproken tarieven. Uniek: je kunt per klant andere tarieven instellen en automatisch staffeling toepassen (eerste 10 uur €100, daarna €80).

Tarieven:

• Teamleader Focus: €50/maand voor 2 gebruikers, €25/maand per extra gebruiker. Inclusief CRM, offertes, projecten, tijdregistratie, facturatie.
• Geen goedkopere varianten. Wel kortingen bij jaarabonnement (10%) en bij meer dan 10 gebruikers (vanaf €22/gebruiker).

Voordelen:

• CRM integratie: zie alle communicatie, afspraken en uren per klant in één overzicht.
• Automatische tarifering per klant bespaart veel handwerk bij facturatie.
• Goede mobiele app met offline functionaliteit.
• Nederlandse klantenservice (hoewel het hoofdkantoor Belgisch is) per telefoon, chat en mail.
• Integratie met Zapier voor koppelingen met 3.000+ andere tools.

Nadelen:

• Relatief duur voor pure tijdregistratie: €50/maand is veel als je alleen uren wilt bijhouden en het CRM niet gebruikt.
• Rapportages zijn basis: je ziet totale uren en omzet, maar geen geavanceerde analyses zoals winstgevendheid per dienst of productiviteitstrends.
• Nederlandse BTW-instellingen vereisen handmatige configuratie (niet automatisch 21% zoals bij Moneybird).
• Lage snelheid bij grote datasets: gebruikers met 1000+ projecten melden vertragingen bij laden van overzichten.

Voor wie geschikt: Adviesbureaus en dienstverleners die commercie en uitvoering combineren. Denk aan recruitmentbureaus, interim managers, kleinschalige consultancy. Minder geschikt voor pure uitvoerende teams of ZZP'ers die geen CRM nodig hebben.

Clockify versus Toggl: internationale gratis tools voor Nederlandse gebruikers

Beide tools zijn gratis voor basisfunctionaliteit en populair bij ZZP'ers die geen geld willen uitgeven. Toch zijn er belangrijke verschillen.

Clockify:

• Onbeperkt gebruikers en projecten in gratis versie.
• Rapportages tonen uren per project, per persoon, per dag. Export naar Excel, PDF, CSV.
• Chrome-extensie voor automatische tijdregistratie per website (handig voor developers).
• Geen Nederlandse klantenservice: Engels per mail, antwoord binnen 24-48 uur.
• Servers in VS, AVG-compliance via Privacy Shield opvolger (EU-US Data Privacy Framework).
• Betaalde versie (Basic) kost $4,99/gebruiker/maand voor functies als verplichte projectselectie en factureerbare urentarieven.

Toggl Track:

• Gratis voor maximaal 5 gebruikers.
• Betere interface: starten van timer gaat sneller, projectselectie via zoekfunctie.
• Automatische detectie van inactiviteit: timer pauzeert als je 10 minuten niks doet.
• Integratie met 100+ tools waaronder Asana, Trello, Slack.
• Geen Nederlandse interface (wel Engels, Duits, Frans).
• Servers in Ierland (EU), AVG-compliant zonder extra configuratie.
• Betaalde versie (Starter) kost $10/gebruiker/maand voor functies als projectbudgetten en facturatie-export.

Vergelijking voor Nederlandse gebruiker: Voor een eenpersoons ZZP'er: Toggl heeft betere interface maar limiet van 5 gebruikers (niet relevant). Clockify heeft onbeperkt gebruikers (ook niet relevant voor 1 persoon). Beide missen Nederlandse BTW-automatisering.

Voor een klein team (3-10 personen): Clockify wint op prijs (gratis vs €10/gebruiker bij Toggl). Toggl wint op functionaliteit (automatische inactiviteitsdetectie, betere rapportages).

Beide vereisen handmatige koppeling met Nederlandse boekhoudsoftware. Je exporteert uren naar Excel en importeert ze in Moneybird, Exact of Snelstart. Dit kost 15-30 minuten per maand extra werk vergeleken met geïntegreerde Nederlandse tools.

AVG-overwegingen: Clockify slaat data op in VS, Toggl in Ierland. Voor Nederlandse bedrijven met strenge privacy-eisen (denk aan zorgverleners, advocatenkantoren) is Toggl veiliger omdat data binnen EU blijft. Beide bieden verwerkersovereenkomsten aan, maar je moet ze zelf aanvragen.

Exact Online: tijdregistratie voor bedrijven die al Exact gebruiken

Veel Nederlandse MKB-bedrijven gebruiken Exact Online voor boekhouding. De software heeft een ingebouwde tijdregistratiemodule die vooral zinvol is als je de rest van Exact ook gebruikt.

Werkwijze: Medewerkers registreren uren via de Exact-app of webapp. Uren worden automatisch gekoppeld aan grootboekrekeningen en kostenplaatsen. Je genereert facturen direct vanuit de urenregistratie, met BTW en grootboekinstellingen al correct ingevuld.

Tarieven:

• Exact Online zit in verschillende pakketten. Tijdregistratie zit standaard in Deluxe (€59/maand voor 3 gebruikers) en Enterprise (vanaf €125/maand).
• Losse module Projecten & Urenregistratie kost €15/gebruiker/maand bovenop basispakket.

Voordelen:

• Volledige integratie met grootboek: geen dubbele invoer, foutmarge nagenoeg nul.
• Geschikt voor complexe structuren met kostenplaatsen, afdelingen, projectfasen.
• Nederlandse support via telefonische helpdesk, online community met 50.000+ gebruikers.
• Auditing: alle wijzigingen in uren worden gelogd (verplicht voor accountantscontroles).

Nadelen:

• Gebruikersonvriendelijk: Exact staat bekend om overbodige klikken en trage interfaces.
• Hoge kosten: €59/maand minimaal, vaak €100-200/maand voor de gemiddelde gebruiker die alle modules nodig heeft.
• Overkill voor ZZP'ers: je betaalt voor boekhoudkundige complexiteit die je niet gebruikt.
• Mobiele app crasht regelmatig volgens reviews in App Store (3,2/5 sterren, maart 2025 data).

Voor wie geschikt: Bedrijven vanaf 10 medewerkers die al Exact gebruiken en projectadministratie moeten koppelen aan financiële rapportages. Accountants- en administratiekantoren met strenge audit-eisen. Niet geschikt voor eenvoudige urenadministratie.

Waar Nederlandse gebruikers tegen aanlopen: verborgen kosten en AVG-gedoe

Verborgen kosten: Veel tools adverteren met lage startprijzen maar rekenen extra voor essentiële functies. Voorbeelden:

• Clockify: gratis, maar facturatie-export kost $4,99/gebruiker/maand.
• Toggl: gratis tot 5 gebruikers, maar daarboven $10/gebruiker en geen tussenvarianten.
• Teamleader: geen goedkopere variant voor kleine teams, je betaalt direct €50/maand.

Vergeet ook niet implementatietijd. Een ZZP'er zet Moneybird in 30 minuten op. Simplicate of Exact vereist vaak 1-2 dagen configuratie, soms met externe consultant (€500-1.500 eenmalig).

AVG-compliance: Nederlandse bedrijven moeten een verwerkersovereenkomst sluiten met softwareleveranciers die persoonsgegevens verwerken. Alle genoemde tools bieden dit aan, maar niet automatisch. Je moet het vaak handmatig aanvragen.

Let ook op dataopslag. Tools met servers buiten EU (zoals Clockify in VS) vereisen extra waarborgen. Het EU-US Data Privacy Framework vervangt Privacy Shield sinds 2023, maar juridische experts twijfelen over de soliditeit. Voor gevoelige data (uren van werknemers inclusief namen en BSN-nummers voor loonverwerking) is een EU-server veiliger.

Werknemersrechten: als je uren registreert van werknemers, hebben zij inzagerecht onder AVG artikel 15. Ze kunnen hun data opvragen, correctie eisen en (bij vertrek) wissen van data. Gratis tools zonder beheeromgeving maken dit lastig. Nederlandse betaalde tools hebben vaak een "medewerkerportaal" waar personen hun eigen data kunnen inzien.

Snelstart en andere lokale alternatieven die minder bekend zijn

Naast de grote namen bestaan kleinere Nederlandse spelers:

Snelstart Urenregistratie:

• Onderdeel van Snelstart boekhoudpakket (€15-40/maand afhankelijk van pakket).
• Eenvoudiger dan Exact, moderner dan oudere versies van Moneybird.
• Goede mobiele app (4,3/5 sterren App Store).
• Klantenservice via telefoon en mail, binnen Nederland.
• Vooral populair bij installateurs, schoonmakers, hoveniers die veel buitenwerk doen.

TimeChimp:

• Nederlandse startup, €6/gebruiker/maand.
• Simpele interface, focus op snelheid en gebruiksgemak.
• Integratie met Moneybird, Exact, Twinfield via Zapier (vereist Zapier-abonnement vanaf $20/maand extra).
• Kleine klantenkring (circa 1.500 bedrijven), dus beperkte community support.

Productive (voorheen Productive.io):

• €10/gebruiker/maand, vooral voor creatieve bureaus.
• Budgettering en resource planning geavanceerder dan Simplicate.
• Geen Nederlandse interface, wel Engelstalige support.
• Servers in EU, AVG-compliant.

Vergeleken met de grote jongens zijn deze tools goedkoper maar missen ze functionaliteit of hebben ze kleinere support-teams. TimeChimp heeft bijvoorbeeld geen telefonische helpdesk, alleen mail (antwoord binnen 12 uur).

Wanneer een specialist inschakelen voor implementatie

De meeste ZZP'ers redden zich met een tutorial of YouTube-video. Vanaf 5 medewerkers loont het vaak om hulp in te schakelen:

Signalen dat je hulp nodig hebt:

• Je hebt meerdere projecten met verschillende BTW-tarieven (21%, 9%, 0% voor export, verlegd BTW voor bouw).
• Je werkt met onderaannemers die hun uren moeten doorgeven en jij moet die bundelen in één factuur.
• Je wilt goedkeuringsworkflows: manager controleert uren voordat ze worden gefactureerd.
• Je hebt integratie nodig met ERP-systemen, salarisverwerking of specifieke branchesoftware.

Kosten voor specialisten:

• Freelance consultants: €75-125/uur. Gemiddelde implementatie van Simplicate of Teamleader duurt 6-10 uur (€450-1.250 totaal).
• Softwareleveranciers bieden vaak onboarding-pakketten. Simplicate vraagt €500 voor 4 uur begeleiding. Exact Online start vanaf €1.000 voor volledige setup.
• Online cursussen: Udemy heeft cursussen voor Exact (€30-50), Simplicate biedt gratis webinars elke maand.

Voor een typisch adviesbureau met 8 medewerkers en 20 actieve projecten kost volledige implementatie inclusief training €1.000-2.000. Dit verdien je terug als je daardoor 2-4 uur per maand bespaart op administratie (bij €75/uur consultancy-tarief: €150-300/maand besparing).

Praktijkscenario: welke tool voor welk bedrijf

Scenario 1: ZZP'er webdeveloper, 15 facturen per maand

• Omzet: €6.000/maand, gemiddeld 120 uur gefactureerd.
• Opdrachtgevers vragen urenverantwoording bij factuur.
• Geen medewerkers, werkt alleen.

Beste keuze: Moneybird Starter (€9/maand) Reden: directe koppeling uren naar factuur, BTW automatisch correct, snelle setup. Gratis alternatieven vereisen export-import die 20 minuten per maand kost (bij €75/uur is dat €25 aan tijd, duurder dan het abonnement).

Scenario 2: Marketingbureau, 6 medewerkers, 30 projecten per jaar

• Omzet: €40.000/maand, projecten met vaste budgetten.
• Klanten willen tussentijdse rapportages over uren versus budget.
• Manager wil overzicht wie aan welk project werkt.

Beste keuze: Simplicate Professional (€180/maand voor 6 gebruikers) Reden: budgetbewaking voorkomt verlieslatende projecten, resource planning optimaliseert inzet medewerkers. Goedkopere tools missen deze functionaliteit. Terugverdientijd: 1 project dat je binnen budget houdt bespa