Boekhoudprogramma voor ZZP'ers in de zorg: deze drie opties schelen je uren werk

Als ZZP'er in de zorg zit je al vol genoeg met cliënten, declaraties en dossiers. Toch moet je maandelijks facturen versturen, bonnetjes bewaren en je BTW-aangifte doen. Veel zorgprofessionals werken nog met Excel of papieren mappen. Dat kan, maar elk kwartaal betekent dat avonden zoeken naar bonnetjes en uitrekenen wat je schuldig bent aan de Belastingdienst.

Een goed boekhoudprogramma bespaart je tijd en voorkomt fouten. Belangrijk voor zorgzelfstandigen: niet elk programma past bij jouw werkwijze. Factureer je vooral via zorgverzekeraars? Werk je met DBC's of ZZP-codes? Heb je meerdere opdrachtgevers of één vaste werkgever? Die verschillen bepalen welke tool écht nuttig is.

Waarom standaard boekhoudprogramma's vaak niet ideaal zijn voor zorgzelfstandigen

De meeste boekhoudprogramma's zijn ontworpen voor webshops, klusbedrijven of freelance ontwerpers. Ze gaan uit van maandelijkse of eenmalige facturen aan verschillende klanten. In de zorg werkt het anders. Je declareert vaak via zorgverzekeraars met specifieke codes, je hebt te maken met regelingen zoals de Wet DBA-check, en veel zorgzelfstandigen werken met uurtarieven die wekelijks of zelfs dagelijks gefactureerd moeten worden.

Een fysiotherapeut die drie dagen per week bij een praktijk werkt, factureert anders dan een zzp-verpleegkundige met twintig verschillende cliënten via Zorgdomein of Menzis. En beiden factureren weer anders dan een psycholoog die deels via de GGZ-tarieven en deels privé werkt.

Die verschillen zie je terug in de functionaliteiten die je nodig hebt. Standaardprogramma's hebben vaak geen ingebouwde zorgcodes, geen koppeling met declaratieplatforms en geen rekening met de BTW-vrijstelling voor zorgverleners. Dat laatste is cruciaal: sommige zorghandelingen vallen onder het 0%-BTW-tarief, andere onder vrijstelling (geen BTW in rekening brengen). Dat verschil moet je programma kennen.

Moneybird: de meest gekozen optie onder zorgzelfstandigen

Moneybird kost €9 per maand (standaard abonnement) of €19 per maand (premium). Het programma is Nederlands, werkt volledig online en koppelt direct met je bankrekening via PSD2. Voor zorgzelfstandigen is dat laatste handig: elke betaling komt automatisch binnen en wordt gekoppeld aan de juiste factuur.

Voordelen specifiek voor de zorg:

• Je kunt BTW-codes instellen per dienst. Zorghandelingen die vallen onder artikel 11 van de Wet OB (zoals fysiotherapie, verpleging, verzorging) krijgen automatisch vrijstelling. Privétrajecten of coaching kun je apart instellen met 21% BTW.
• Factuursjablonen laten zich aanpassen met zorgspecifieke vermeldingen zoals AGB-code, ZVW-indicatie of BSN-nummer (al moet je daar voorzichtig mee zijn vanwege AVG).
• Koppeling met veel Nederlandse banken werkt probleemloos. ING, Rabobank, ABN AMRO en Triodos synchroniseren automatisch.
• Direct facturen versturen via e-mail met betalingslink. Veel oudere zorgklanten willen echter nog een papieren factuur, dus je moet alsnog kunnen printen.

Nadelen:

• Geen specifieke zorgcodes ingebouwd. Je moet handmatig omschrijvingen maken zoals "Fysiotherapie, 30 minuten, tarief G2-11". Dat kost tijd bij het opstellen van je eerste sjablonen.
• Declareren via zorgverzekeraars gaat niet automatisch. Je moet facturen exporteren en handmatig uploaden naar platformen zoals Vecozo of Zorgdomein.
• Mobiele app werkt, maar invoeren van bonnetjes onderweg kan lastig zijn. De foto-upload herkent niet altijd Nederlandse kassabonnen goed.

Moneybird heeft geen aparte categorie voor zorgzelfstandigen, maar veel gebruikers passen het zelf aan. Je vindt online veel sjablonen die andere zorgprofessionals delen via LinkedIn-groepen of ZZP-forums.

Snelstart: voor wie ook een boekhouder inschakelt

Snelstart is uitgebreider dan Moneybird en kost €15 per maand (basis) tot €30 per maand (standaard). Het programma is populair bij accountants, dus als jij elk kwartaal je cijfers laat controleren door een boekhouder, werkt Snelstart soepel samen.

Voordelen:

• Multiuser-functie is standaard. Je boekhouder krijgt leesrechten zonder extra kosten. Bij Moneybird betaal je daar €5 extra per maand voor.
• BTW-aangiftes worden automatisch gegenereerd en klaar gezet voor de Belastingdienst. Je hoeft alleen nog op "versturen" te klikken. Dat scheelt faalangst bij veel startende ZZP'ers.
• Projectadministratie werkt goed als je voor verschillende opdrachtgevers werkt. Een verpleegkundige die bij twee zorgorganisaties en drie particuliere klanten werkt, kan per project uren registreren en factureren.
• Kassa-invoer met app werkt vlot. Onderweg tanken of kantoorartikelen kopen? Maak een foto, en Snelstart leest automatisch bedrag, datum en leverancier uit.

Nadelen:

• Interface oogt ouderwets. Waar Moneybird modern en overzichtelijk is, voelt Snelstart aan als software uit 2010. Dat hindert niet de functionaliteit, maar vergt wel wat wennen.
• Geen directe koppelingen met zorgspecifieke platformen. Declaraties naar Menzis, VGZ of CZ moet je alsnog handmatig exporteren en uploaden.
• Duurder dan Moneybird als je alleen basisfuncties nodig hebt. Voor €15 per maand krijg je minder mogelijkheden dan Moneybird voor €9.

Snelstart past bij jou als je toch al samenwerkt met een accountant, of als je van plan bent om binnen twee jaar personeel aan te nemen. Dan groei je makkelijk door binnen hetzelfde programma.

Informer: specifiek voor de thuiszorg en verpleging

Informer is minder bekend maar speciaal ontwikkeld voor de zorgsector. Het combineert roosteren, cliëntadministratie en facturatie. Prijs: vanaf €39 per maand, afhankelijk van aantal gebruikers en modules. Dat is duurder dan algemene boekhoudprogramma's, maar je krijgt ook meer zorgspecifieke functies.

Voordelen:

• Directe koppeling met Vecozo voor declaraties. Je factureert een behandeling, en Informer stuurt de gegevens automatisch naar de zorgverzekeraar. Dat scheelt handmatig werk.
• Cliëntdossiers met behandelplannen en notities. Als verpleegkundige of verzorgende kun je per cliënt vastleggen welke zorg je hebt verleend. Dat helpt bij audits of controles van de zorgverzekeraar.
• AVG-compliant standaard. Alle cliëntgegevens worden versleuteld opgeslagen op Nederlandse servers. Bij Moneybird of Snelstart moet je zelf zorgen dat je AVG-conform werkt.
• Planning en roosteren geïntegreerd. Als je meerdere cliënten per dag bezoekt, kun je routes optimaliseren en reistijd factureren.

Nadelen:

• Relatief duur voor startende ZZP'ers. €39 per maand is veel als je net begint met tien uur per week.
• Leercurve is steiler. Omdat het programma veel kan, duurt het langer voordat je alles onder de knie hebt. Reken op enkele dagen instellen en oefenen.
• Alleen zinvol als je vooral via zorgverzekeraars declareert. Werk je vooral privé (coaching, wellness, alternatieve therapieën), dan gebruik je maar een fractie van de mogelijkheden.

Informer past vooral bij thuiszorgmedewerkers, wijkverpleegkundigen en zorgteams die samenwerken. Voor een solopraktijk fysiotherapeut of psycholoog is het overkill.

Praktisch scenario: Marieke, zzp-verpleegkundige met 15 cliënten

Marieke werkte eerst in loondienst bij een verpleeghuis, maar stapte vorig jaar over naar ZZP. Ze heeft nu vijftien vaste cliënten bij wie ze wekelijks langsgaat voor wondzorg, medicijnbeheer en algemene verzorging. Ze declareert via VGZ, Menzis en CZ, afhankelijk van de verzekeraar van elke cliënt.

In het begin gebruikte Marieke Excel. Elke week vulde ze handmatig een spreadsheet in met uren, tarieven en cliëntnamen. Eind van de maand exporteerde ze alles naar PDF en uploadde ze de facturen naar Vecozo. Dat kostte haar gemiddeld vier uur per maand.

Na drie maanden schakelde ze over naar Moneybird (€9 per maand). Ze maakte voor elke zorgverzekeraar een aparte factuursjabloon met de juiste codes en tarieven. Nu vult ze wekelijks haar uren in, en Moneybird genereert automatisch facturen. Uploaden naar Vecozo doet ze nog handmatig, maar het kost nu anderhalf uur per maand. Ze overweegt om volgend jaar over te stappen naar Informer, omdat dat de Vecozo-upload automatiseert. Maar dan betaalt ze €30 per maand meer. Ze rekent uit: 2,5 uur tijdwinst per maand, tegen €30 extra kosten. Haar uurtarief is €45, dus 2,5 uur is €112,50. Dan loont Informer financieel.

Toch twijfelt ze. Ze verwacht namelijk over een jaar te stoppen met ZZP en terug te gaan naar loondienst vanwege een vaste baan bij een grote zorginstelling. Dan is investeren in dure software weggegooid geld.

Deze afweging maken veel zorgzelfstandigen: hoeveel tijd kost je administratie, hoeveel verdien je per uur, en hoe lang blijf je ZZP? Als je net start en onzeker bent over de toekomst, kies dan voor Moneybird. Ben je vast van plan om minimaal drie jaar door te gaan en declareer je vooral via zorgverzekeraars, kies dan Informer.

BTW-vrijstelling voor zorgzelfstandigen: hoe stel je dat in

De meeste zorghandelingen vallen onder BTW-vrijstelling volgens artikel 11 lid 1 onderdeel g van de Wet op de omzetbelasting 1968. Dat betekent: je brengt geen BTW in rekening, maar je kunt ook geen BTW terugvragen op je kosten. Die vrijstelling geldt bijvoorbeeld voor fysiotherapie, verpleging, verzorging, logopedie en diëtetiek.

Wat valt er niet onder:

• Coaching en leefstijlbegeleiding die niet medisch geïndiceerd is. Dan betaal je 21% BTW.
• Wellness-behandelingen zoals massage ter ontspanning (geen medische indicatie). Ook 21% BTW.
• Trainingen en cursussen aan zorgprofessionals. Dat valt onder "diensten", dus 21% BTW.

In je boekhoudprogramma moet je dit per product of dienst instellen. Bij Moneybird doe je dat onder "Instellingen > Producten". Je maakt bijvoorbeeld een product "Fysiotherapie 30 min" met BTW-code "Vrijgesteld". En een product "Coaching sessie 60 min" met BTW-code "Hoog (21%)".

Let op: sommige zorgzelfstandigen denken dat alles wat ze doen vrijgesteld is omdat ze in de zorg werken. Dat klopt niet. De Belastingdienst kijkt per dienst of deze onder de vrijstelling valt. Bij twijfel kun je een zogenaamde "afspraak vooroverleg BTW" aanvragen bij de Belastingdienst. Dat is gratis en voorkomt dat je achteraf moet nabetalen.

Snelstart en Moneybird hebben standaard BTW-codes voor vrijstelling. Informer past de codes automatisch toe op basis van zorghandelingen. Bij Excel moet je het zelf uitrekenen en in de gaten houden, wat fouten oplevert.

Koppeling met je bankrekening scheelt handmatig werk

Alle drie de programma's kunnen koppelen met je zakelijke bankrekening via PSD2. Dat betekent: transacties worden automatisch ingelezen. Jij hoeft alleen nog te controleren of de juiste factuur is gekoppeld aan de betaling.

Hoe het werkt:

1. Je geeft Moneybird, Snelstart of Informer eenmalig toestemming om je banktransacties in te zien.
2. Elke dag worden nieuwe transacties opgehaald.
3. Het programma probeert automatisch te matchen: een betaling van €150 wordt gekoppeld aan factuur 2024-035 van €150.
4. Lukt dat niet, dan krijg jij een melding en kun je handmatig koppelen.

Dit scheelt veel tijd als je wekelijks tientallen facturen verstuurt. Zonder koppeling moet je elk bedrag dat binnenkomt handmatig afvinken in je administratie. Met koppeling gaat dat automatisch.

Nadeel: sommige oudere cliënten betalen contant. Dan moet je alsnog handmatig invoeren dat je €45 contant hebt ontvangen voor een consult. Moneybird en Snelstart hebben daarvoor een "kas"-module. Je registreert de ontvangst, en het wordt meegenomen in je omzetcijfers.

Informer heeft een extra optie: pinbetalingen ter plekke. Als je een mobiele pinterminal hebt (bijvoorbeeld van SumUp of Zettle), kun je die koppelen. Cliënt betaalt direct na de behandeling, en de betaling verschijnt automatisch in je boekhouding. Dat kost wel een extra abonnement op de pinterminal, gemiddeld €10 per maand plus 1,75% transactiekosten.

Wanneer raadpleeg je een accountant of boekhouder

Als startende ZZP'er kun je je eigen boekhouding doen met software. Maar in deze situaties is het verstandig om een professional in te schakelen:

• Je omzet overschrijdt €20.000 per jaar. Vanaf dat bedrag wordt je administratie complexer. Je moet BTW-aangiftes doen (of vrijstellingsverklaringen aanvragen), en fouten kosten geld.
• Je hebt te maken met verschillende BTW-tarieven. Zorghandelingen vrijgesteld, coaching 21%, producten zoals boeken 9%. Dat mixen gaat vaak mis zonder begeleiding.
• Je wilt kosten aftrekken maar weet niet wat mag. Een auto voor 50% zakelijk gebruik, een cursus, een congres. Een accountant legt uit wat aftrekbaar is en wat niet.
• Je krijgt een controle van de Belastingdienst. Dat gebeurt zelden, maar als het gebeurt, wil je correcte cijfers kunnen overleggen. Een boekhouder helpt je daarbij.

Een uurtarief voor een boekhouder ligt tussen €60 en €100. Sommige boekhouders werken met vaste maandprijzen voor kleine ZZP'ers: vanaf €75 per maand krijg je controle, BTW-aangifte en jaarafsluiting. Dat is duurder dan alleen software, maar voorkomt boetes en geeft gemoedsrust.

Veel zorgzelfstandigen kiezen voor een tussenvorm: zelf de dagelijkse boekhouding doen in Moneybird of Snelstart, en elk kwartaal een uurtje met de boekhouder doornemen of alles klopt. Dat kost €60 per kwartaal, dus €240 per jaar.

Gratis alternatieven: GnuCash en Wave

Wil je echt geen geld uitgeven? Dan zijn er gratis opties, maar die hebben beperkingen.

GnuCash is open-source software die je installeert op je computer. Het werkt, maar ziet eruit als software uit 2005. Er is geen cloudopslag, dus back-ups moet je zelf regelen. Koppeling met je bank ontbreekt. Je moet transacties handmatig invoeren. Voor een zorgzelfstandige met weinig facturen per maand kan het, maar je bespaart geen tijd vergeleken met Excel.

Wave is een Canadese online tool, gratis voor basisgebruik. Het ziet er moderner uit dan GnuCash en werkt in de browser. Nadeel: het is Amerikaans, dus BTW-regelgeving klopt niet. Je moet handmatig Nederlandse tarieven instellen. Ook is er geen koppeling met Nederlandse banken. Cliëntgegevens worden opgeslagen op servers in Canada, wat AVG-problemen oplevert als je BSN-nummers of medische notities vastlegt.

Beide gratis tools zijn minder geschikt voor zorgzelfstandigen dan de betaalde Nederlandse alternatieven. €9 per maand voor Moneybird is een kleine investering die je terugverdient in tijdwinst.

Hoe zit het met AVG en cliëntgegevens in je boekhoudprogramma

Als zorgverlener verwerk je persoonsgegevens en soms bijzondere persoonsgegevens (medische informatie). De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) eist dat je daar zorgvuldig mee omgaat.

Wat mag wel in je boekhoudprogramma:

• Naam en adres van de cliënt (nodig voor facturatie).
• Factuurbedragen en betalingsdata.
• Algemene omschrijvingen zoals "fysiotherapie, 30 minuten".

Wat mag niet:

• BSN-nummers (tenzij je een verwerkersovereenkomst hebt met je softwareleverancier).
• Medische diagnoses of behandeldetails.
• Gevoelige notities over de cliënt.

Moneybird en Snelstart zijn niet specifiek ontworpen voor de zorg. Ze slaan data op in de cloud (servers in Nederland of EU), maar hebben geen speciale beveiligingsmaatregelen voor medische gegevens. Als je alleen factureert en geen medische details toevoegt, is dat geen probleem.

Informer heeft wel een verwerkersovereenkomst specifiek voor zorggegevens. Je kunt daar veilig cliëntdossiers bijhouden zonder AVG-risico's. Voor andere programma's geldt: gebruik ze alleen voor financiële administratie, niet voor cliëntdossiers.

Let op: als je een factuur verstuurt met de omschrijving "Behandeling depressie, sessie 3", ben je al medische informatie aan het delen via je boekhoudprogramma. Gebruik neutrale omschrijvingen zoals "GGZ-consult, 45 minuten" of "Behandeling conform behandelplan".

Prijsvergelijking: wat kost welk programma precies

Hier de exacte maandprijzen voor 2026 (prijzen kunnen jaarlijks wijzigen, check altijd de website):

Moneybird:

• Standaard: €9 per maand (onbeperkt facturen, BTW-aangifte, bankkoppeling)
• Premium: €19 per maand (extra: goedkeuringsworkflow, meertalige facturen, prioritaire support)

Snelstart:

• Basis: €15 per maand (tot 100 transacties)
• Standaard: €30 per maand (onbeperkt transacties, projectadministratie)

Informer:

• Start: €39 per maand (1 gebruiker, basis zorgadministratie)
• Groei: €79 per maand (tot 3 gebruikers, Vecozo-koppeling, roosteren)
• Pro: op aanvraag (vanaf €150 per maand, voor teams)

GnuCash: gratis

Wave: gratis voor boekhouding, betaald voor betalingsverwerking (€2,90 + 2,9% per transactie)

Reken uit hoeveel uur per maand je bespaart. Als je nu vier uur kwijt bent aan Excel en met Moneybird nog twee uur, win je twee uur. Jouw uurtarief is bijvoorbeeld €50. Dan verdien je €100 per maand met Moneybird, voor een investering van €9. Dat is €91 netto winst per maand, oftewel €1.092 per jaar.

Bij Informer is de berekening anders. Je bespaart misschien vier uur per maand omdat declaraties automatisch gaan. Dat is €200 per maand (bij €50 uurtarief), tegen €39 kosten. Netto winst: €161 per maand, oftewel €1.932 per jaar. Dan loont de duurdere software alsnog.

Mobiele app: onderweg facturen maken en bonnetjes scannen

Alle drie de betaalde programma's hebben een mobiele app voor iOS en Android. Handig als je tussen twee cliënten door even een factuur wilt versturen of een kassabon wilt scannen.

Moneybird app:

• Facturen maken en versturen werkt vlot.
• Bonnetjes scannen met de camera en automatisch bedrag uitlezen (werkt in 7 van de 10 gevallen goed bij Nederlandse bonnen).
• Betaaloverzicht checken: wie heeft betaald, wie niet.

Snelstart app:

• Iets minder intuïtief dan Moneybird, maar alle basisfuncties werken.
• Urenregistratie per project is handig voor wie bij meerdere opdrachtgevers werkt.
• Kasboek invoeren onderweg (tankbeurt, parkeren, lunch met relatie).

Informer app:

• Gericht op zorglogistiek: cliëntafspr