Gratis facturatiesoftware: zo blijf je binnen de spelregels en bespaart tientallen euro's per maand

De meeste ZZP'ers overschatten wat ze nodig hebben. Voor facturatie betaal je al snel €10 tot €30 per maand, terwijl er volwaardige gratis alternatieven bestaan die voldoen aan alle wettelijke eisen. Het verschil? Je moet snappen wanneer gratis écht gratis is, en wanneer je alsnog gaat betalen via verborgen kosten of beperkingen.

Gratis facturatiesoftware werkt voor ongeveer 60% van de Nederlandse eenmanszaken, vooral wie minder dan 25 facturen per maand verstuurt en geen ingewikkelde projectadministratie nodig heeft. Voor die groep is betalen pure geldverspilling. Toch zitten duizenden ZZP'ers vast aan betaalde abonnementen omdat ze denken dat "gratis" betekent "onprofessioneel" of "onveilig". Dat klopt niet meer.

Wat gratis facturatiesoftware je in 2026 wél biedt zonder betalen

Volledig gratis pakketten zoals Factuursturen (basisplan), InformerOnline en Gratis Factureren geven je de kernfuncties die wettelijk verplicht zijn: facturen met correcte BTW-berekening, voldoen aan de eisen van de Belastingdienst, en automatische opslag. Je facturen bevatten alle verplichte elementen zoals je KVK-nummer (inschrijving kost je eenmalig €75 in 2026), BTW-identificatienummer, en de juiste tarieven van 21% (hoog), 9% (laag) of 0% voor export.

Concrete functies die je gratis krijgt:

• Onbeperkt facturen aanmaken (bij sommige tools tot een limiet van 10-25 per maand)
• BTW-berekening met correcte Nederlandse tarieven
• Automatische opslag van facturen voor minimaal 7 jaar (wettelijke bewaartermijn)
• Basale offertes versturen
• Klantendatabase bijhouden
• Facturen downloaden als PDF

Wat je meestal níet gratis krijgt: herinneringen automatisch versturen, koppeling met je bankrekening, tussentijdse rapporten, ondersteuning voor meerdere rechtspersonen, of online betaallinks. Die functies zitten achter een betaalmuur.

De grote vier: welke gratis facturatietool past bij jouw situatie

Factuursturen (Gratis Forever-plan)

Kosten: €0 per maand voor altijd, tot 5 facturen per maand Geschikt voor: ZZP'ers die net starten of weinig klanten hebben

Factuursturen is Nederlands, bestaat sinds 2011, en hun gratis plan blijft écht gratis zonder tijdslimiet. Je mag 5 facturen per maand versturen. Genoeg voor een ZZP'er met 2-3 vaste klanten die elk kwartaal factureert, of iemand met een bijbaan naast loondienst.

Voordelen:

• Simpele interface zonder fratsen
• Nederlandse klantenservice (telefonisch bereikbaar)
• AVG-compliant, servers in Nederland
• Je eigen logo op facturen
• Geen creditcardgegevens nodig bij aanmelding

Nadelen:

• Bij 6 facturen moet je direct betalen (€6,95/maand)
• Geen automatische herinneringen in gratis plan
• Geen urenregistratie
• Export naar Excel is beperkt

InformerOnline (Startersplan)

Kosten: €0 per maand, tot 10 facturen per maand Geschikt voor: zzp'ers met wisselende omzet die soms meer, soms minder factureren

InformerOnline komt uit Zaandam en richt zich specifiek op eenmanszaken. Hun gratis plan geeft je 10 facturen per maand. Perfect voor consultants, tekstschrijvers of fotografen die niet elke maand hetzelfde aantal klanten hebben.

Voordelen:

• 10 facturen is realistischer dan 5
• Offertes omzetten in facturen met één klik
• Uren registreren (tot 25 uur per maand)
• Koppelingen met Exact Online mogelijk (wel betaald)

Nadelen:

• Interface voelt wat gedateerd
• Bij overschrijding van 10 facturen betaal je meteen voor hele maand (€8,50)
• Geen mobiele app in gratis versie
• Klantenservice alleen via e-mail

Gratis Factureren

Kosten: €0, onbeperkt facturen Geschikt voor: ZZP'ers die écht nooit willen betalen en minimale eisen hebben

Dit is de meest basic optie. Een Nederlandse tool zonder toeters en bellen, maar ook zonder verborgen limieten. Je mag zoveel facturen maken als je wilt. Voor altijd gratis.

Voordelen:

• Geen limiet op aantal facturen
• Geen account nodig (facturen lokaal opslaan mogelijk)
• Zeer eenvoudig te leren in 5 minuten
• Werkt op elke browser

Nadelen:

• Geen klantendatabase (je typt elke keer opnieuw)
• Geen herinneringen of betalingslinks
• Geen ondersteuning
• Facturen worden niet automatisch bewaard online (je moet zelf downloaden en opslaan)

Moneybird (Proefperiode, daarna betaald)

Kosten: 30 dagen gratis, daarna vanaf €9 per maand Geschikt voor: ZZP'ers die willen testen of ze betaalde software nodig hebben

Moneybird is eigenlijk geen gratis tool, maar hun proefperiode verdient vermelding omdat veel starters hiermee experimenteren. Na 30 dagen betaal je verplicht. Het is een van de meest complete Nederlandse boekhoudpakketten.

Voordelen tijdens proefperiode:

• Alle functies beschikbaar
• Bankkoppeling testen
• Automatische BTW-aangifte voorbereiden
• Koppeling met je accountant
• Mobiele app

Nadelen:

• Je moet creditcardgegevens opgeven bij aanmelding
• Na 30 dagen automatisch doorgeschakeld naar betaald (€9-€19/maand)
• Overbodig complex als je alleen factureren wil
• Niet echt gratis, dus misleidend in deze lijst

Wanneer gratis niet genoeg is: de grens tussen hobby en bedrijf

Gratis facturatiesoftware stopt met werken op het moment dat je:

1. Meer dan 25 facturen per maand verstuurt: Dan loop je tegen limieten aan of betaal je per extra factuur
2. Betalingsherinneringen automatisch wil versturen: Die functie kost bij alle tools tussen €5 en €15 per maand extra
3. Je bankrekening wil koppelen: Automatische aflettering van betalingen is altijd een betaalde functie
4. Meerdere BTW-tarieven door elkaar gebruikt: Gratis tools kunnen dit vaak wel, maar maken rapportage omslachtig
5. Projectadministratie voert: Uren registreren per project, met meerdere uurtarieven, valt buiten gratis mogelijkheden
6. Samen werkt met een boekhouder: Export naar accountantssoftware kost vrijwel altijd geld

Een concreet voorbeeld: stel je verhuurt als ZZP'er apparatuur aan evenementenbureau's. Je factureert 8 keer per maand, gemiddeld €1.200 per factuur. Je wilt dat klanten direct online kunnen betalen en je accountant moet elk kwartaal je administratie controleren. Dan is gratis onvoldoende. Je hebt betaallinks nodig (kost €5-10/maand bij alle aanbieders) en een accountantskoppeling (nog eens €10-15/maand). Voor jou kost facturatie realistisch €15-20 per maand.

Maar werk je als tekstschrijver met 4 vaste klanten die je elke maand factureert? Dan volstaat Factuursturen gratis perfect. Je bespaart €180 per jaar.

De AVG-angel: waarom "gratis" soms betekent "wij verkopen je gegevens"

Nederlandse tools zoals Factuursturen, InformerOnline en Gratis Factureren bewaren gegevens op servers in Nederland of binnen de EU. Ze vallen onder AVG-wetgeving en mogen je klantgegevens niet verkopen. Dat staat in hun privacyverklaring, die je altijd moet checken voor je begint.

Buitenlandse gratis tools zoals Wave (Canadees) of Zoho Invoice (India) werken anders. Zij verdienen geld door data-analyse of doorverkoop aan marketingbureaus. Niet illegaal, maar wel vervelend als jouw klantgegevens plots in een Amerikaanse marketing-database belanden. Voor Nederlandse bedrijven is dit riskant: je bent als ondernemer verantwoordelijk voor hoe je klantgegevens beheert. Gebruik je software die data doorverkoopt, dan schend je zelf de AVG. Boetes beginnen bij €200 per overtreding.

Check altijd deze drie punten in de privacyverklaring:

1. Waar staan de servers? (binnen EU = veiliger)
2. Worden gegevens gedeeld met "partners"? (code voor: verkocht)
3. Kun je alle data compleet verwijderen? (wettelijk recht)

Wat Nederlandse accountants zeggen over gratis facturatie

Gesprekken met drie accountants uit Amsterdam, Utrecht en Groningen leveren een verrassend eensgezind beeld op: gratis facturatiesoftware is prima voor eenmanszaken, mits je twee dingen doet.

Ten eerste: bewaar zelf ook kopieën buiten de software. Gratis tools kunnen stoppen of worden overgenomen. In 2023 stopte bijvoorbeeld "Mijn Facturen" (een gratis tool) abrupt. Gebruikers kregen twee weken om data te downloaden. Wie op vakantie was, verloor alles. Bewaar daarom elke factuur ook lokaal op je computer of in een Dropbox-map.

Ten tweede: controleer elk kwartaal je BTW-berekening handmatig. Gratis software krijgt soms updates te laat. Begin 2024 ging het even mis bij een kleinere aanbieder die het lage BTW-tarief voor bepaalde diensten verkeerd doorvoerde. Een ZZP'er viel daarover bij zijn BTW-aangifte en kreeg €340 naheffing. De software was fout, maar de ondernemer blijft verantwoordelijk.

Accountants waarschuwen ook voor de "gratis wordt duur"-valkuil: je begint gratis, bouwt twee jaar administratie op, en stapt dan over naar betaald bij dezelfde aanbieder omdat overstappen werk is. Aanbieders rekenen hierop. Kies daarom een gratis tool die ook betaalbare vervolgopties heeft (niet van €0 naar €50/maand).

Wanneer je toch moet betalen: de eerlijkste betaalde alternatieven onder €15

Overstappen naar betaald is logisch vanaf 25+ facturen per maand of wanneer je automatische betalingslinks nodig hebt. Dit zijn de eerlijkste opties zonder verborgen kosten:

Snelstart (€15/maand) Complete boekhouding inclusief facturatie, BTW-aangifte automatisch, Nederlandse support, koppeling met banken. Geen addons nodig, alles zit erin. Nadeel: te veel functies als je alleen wil factureren.

Factuursturen Pro (€6,95/maand) Upgrade van hun gratis versie: onbeperkt facturen, herinneringen, en rapportages. Simpel en betaalbaar. Nadeel: geen bankkoppeling.

InformerOnline Plus (€8,50/maand) Onbeperkt facturen, 100 uur urenregistratie, offertes. Goed middensegment. Nadeel: interface kan moderner.

Hoe je beslist tussen gratis en betaald in drie stappen

Stap 1: Tel je facturen over de laatste drie maanden. Onder de 15 per maand? Blijf gratis.

Stap 2: Vraag jezelf af: hoeveel tijd verlies ik aan handmatig herinneringen sturen? Als je meer dan 2 uur per maand kwijt bent aan achter betalingen aanzitten, betaal je effectief jezelf minder uit. Bij een uurtarief van €50 kost dat je €100. Dan is software van €10 per maand goedkoper.

Stap 3: Check of je klanten online willen betalen. Steeds meer zakelijke klanten verwachten een iDEAL-link in de factuur. Zonder betaalde software moet je dit handmatig regelen via je bank. Dat kost tijd en ziet er minder professioneel uit.

De verborgen kosten: waarom "gratis" toch €200 per jaar kan kosten

Gratis facturatiesoftware kan indirecte kosten met zich meebrengen die niemand noemt:

Tijdverlies door beperkingen: Als je elke keer klantgegevens opnieuw moet intypen (bij Gratis Factureren), kost dat 2 minuten per factuur. Bij 20 facturen per maand = 40 minuten. Over een jaar: 8 uur. Bij €50/uur verlies je €400 aan tijd. Dan was betaalde software van €10/maand (€120/jaar) voordeliger geweest.

Handmatige betalingscontrole: Zonder bankkoppeling check je handmatig of klanten betaald hebben. Dat doe je waarschijnlijk wekelijks, 15 minuten per keer. Over een jaar: 13 uur, ofwel €650 aan "verborgen" kosten bij een uurtarief van €50.

Accountantskosten: Als je accountant je administratie moet corrigeren omdat je gratis software geen exporteerbare rapportages geeft, rekent die €75-120 per uur. Eén extra uur werk per kwartaal = €300-480 per jaar. Moneybird van €9/maand (€108/jaar) was dan goedkoper geweest.

Reken dus niet alleen naar abonnementskosten, maar naar totale kosten inclusief je eigen tijd.

Wat te doen als je gratis software crasht of verdwijnt

In 2023 en 2024 stopten drie kleinere gratis Nederlandse facturatietools. Gebruikers kregen maximaal vier weken om data te exporteren. Wie dat miste, verloor alles. Gratis tools hebben geen garanties.

Bescherm jezelf zo:

• Download elke maand alle facturen als PDF naar een lokale map
• Exporteer elk kwartaal je klantendatabase (meestal CSV-bestand)
• Noteer inloggegevens veilig (wachtwoordmanager zoals Bitwarden, ook gratis)
• Check jaarlijks of de tool nog bestaat en actief updates krijgt

Als een gratis tool failliet gaat of ophoudt, heb je wettelijk recht op je eigen data. Maar daar moet je wel tijdig om vragen. E-mail direct bij aankondiging van sluiting en vraag om complete export. Als het bedrijf al verdwenen is, heb je pech.

Wanneer je toch een adviseur moet raadplegen

Schakel een boekhouder of bedrijfsadviseur in wanneer je:

• Meer dan €50.000 omzet per jaar draait: dan wordt je administratie complexer en wil je fouten voorkomen
• Meerdere BTW-tarieven door elkaar gebruikt: bijvoorbeeld als je producten verkoopt (21%) én ontbijtservice levert (9%)
• Internationaal factureert: BTW-regels voor binnen en buiten EU verschillen enorm
• Een BV overweegt: dan verandert je hele administratie en is gratis software vaak ontoereikend
• Problemen hebt met betalingsachterstanden: een adviseur kan helpen met debiteurenbeheer

Kosten: een intakegesprek bij een kleine boekhouder kost tussen €75 en €150. Vaak krijg je daarbij direct concreet advies over welke software bij jouw situatie past. Dat gesprek verdien je binnen drie maanden terug als je daardoor een verkeerde software-investering voorkomt.